Cómo crear un registro de cheques simple con Microsoft Excel

Es conveniente grabar su actividad de cuenta corriente con un registro electrónico de verificación que cree utilizando Microsoft Excel. Puede personalizar su registro de cheques para clasificar los gastos para que pueda realizar un seguimiento de dónde va su dinero, y cree una fórmula que tenga un saldo en funcionamiento de cuánto dinero está en su cuenta. Este no solo es un proyecto útil, sino que también es lo suficientemente simple como para que los principiantes puedan usarlo para aprender algunos aspectos básicos de cómo usar Excel.

Pasos

Parte 1 de 5:

Creando las columnas

1. Familiarizarse con Excel. Excel es un programa de software de hoja de cálculo que permite a los usuarios administrar datos y realizar cálculos con fórmulas. Las hojas de cálculo de Excel están organizadas por filas y columnas.

Puede instalar una versión de escritorio de Excel en su Mac o PC. O bien, puede usar una aplicación en línea gratuita para su teléfono inteligente, tableta o computadora. Cada una de estas versiones funciona un poco de manera diferente.
Excel ha estado existiendo durante muchos años, y cada año, más o menos, Microsoft lanza una nueva versión actualizada. Cada una de estas versiones también funciona un poco de manera diferente.
En Excel, las filas funcionan horizontalmente y están ordenadas por número. Las columnas se ejecutan verticalmente y están ordenadas por letra. Cada caja donde una fila y una columna se intersecan se llama celda. La celda se nombra según su fila y su columna. Por ejemplo, una celda en la quinta fila de la columna D se llama D5 (columna D, fila 5).
Comprender la diferencia entre una hoja de trabajo y un libro de ejercicios en Excel. Una hoja de trabajo es una sola hoja de cálculo. Un libro de trabajo es un archivo Excel que contiene una o más hojas de cálculo. Cada hoja de trabajo en un libro de destello de Excel está en una pestaña separada. De forma predeterminada, los nuevos libros de trabajo de Excel tienen tres pestañas. Puedes añadir más si es necesario.
Para hacer un registro de cheques básico, solo usa una pestaña.
Para crear una función para categorizar los gastos en un registro de cheques, utilizará dos pestañas.

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2. Abra una hoja de cálculo de Excel en blanco. Cómo abre la hoja de cálculo difiere según el tipo de computadora y sistema operativo que está utilizando.

En una PC con un sistema operativo más antiguo que Windows 7, comience haciendo clic en el menú Inicio en la esquina inferior izquierda de su escritorio. En el menú emergente, haga clic en Programas. Desde el próximo menú emergente, haga clic en Microsoft Office. Luego haga clic en Microsoft Office Excel. En este punto, tendrá una hoja de cálculo de Excel en blanco en su escritorio.

En una PC con Windows 7 o más nuevo, haga clic en el icono de Windows en la esquina inferior izquierda de su pantalla. Luego haga clic en Microsoft Excel Tile para abrir Excel.Verá una página con sus archivos recientes enumerados en las opciones de la izquierda y la plantilla para nuevos documentos a la derecha. Haga clic en la primera opción de plantilla, el libro en blanco, para abrir una nueva hoja de cálculo de Excel.

Para abrir Excel en una Mac, haga clic en Excel en el muelle. Haga clic en "Archivo" en la barra de menú. Haga clic en "Abrir" y luego haga clic en "Nuevo."Esto te llevará a una nueva hoja de cálculo en blanco.

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3. Crear etiquetas de columna. Usa las etiquetas que encontrarías en un registro de cheques de papel ordinario. Cree columnas para la fecha, verifique el número, el beneficiario y una descripción o memo. Después de eso, cree columnas para los débitos (que son pagos o retiros), los créditos (que son depósitos) y el saldo hacia adelante.

Ingrese la palabra "FECHA" en la celda B1 (columna B, Fila 1). Aquí es donde entrarás la fecha de la transacción.

Mueva una celda a la derecha a celda C1 (columna C, fila 1). Escriba "artículo #". Aquí ingresará el número de cheque o el tipo de transacción, como "ATM" o "Depósito."

Mueva una celda a la derecha a celda D1 (columna D, fila 1). Tipo "beneficiario."Esta es la persona a la que se hizo un cheque a pagar o a quién se pagó el dinero.

Mueva una celda a la derecha a celular E1 (columna E, Fila 1). Tipo "Descripción."Registre cualquier detalle que desee recordar sobre la transacción.

Mueva una celda a la derecha a celda F1 (columna F, fila 1). Escriba "débito."Aquí es donde grabas dinero que deja su cuenta, también conocido como salida.

Mueva una celda a la derecha a celda G1 (columna G, fila 1). Tipo "Categoría de gastos."Dejarás este espacio en blanco por ahora. Las opciones para esta columna se crearán en un paso posterior.

Mueva una celda a la derecha a celular H1 (columna H, fila 1). Tipo "Crédito."Aquí es donde grabas dinero que ingresa a su cuenta, también conocido como entrada.

Mueva una celda a la derecha a celda J1 (columna J, Fila 1). Tipo "Categoría de ingresos."Al igual que con la columna Categoría de gastos, las opciones para esta columna se crearán en un paso posterior.

Mueva una celda a la derecha a celda K1 (columna k, fila 1). Tipo "Balance."Esta es la cantidad actual en su cuenta después de que se hayan registrado todas las transacciones.

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4. Formato de etiquetas de columna. Para que las etiquetas de la columna sean fáciles de leer, formatearlas para que estén en negrita y dale la fila de etiquetas de registro un color de fondo diferente. Para hacer esto, primero selecciona el rango de celdas que desea formatear. Luego selecciona las opciones de formato.

Encuentre las opciones de formato en la pestaña "Inicio" de la cinta de la barra de herramientas. Cuando abre un nuevo libro de trabajo, la pestaña "Inicio" está abierta de forma predeterminada.

Seleccione Cell B1 (FECHA) y arrastre el cursor en todas las etiquetas, a través de la celda K1 (saldo).

En la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, haga clic en "B" para la opción de formato en negrita.

Para cambiar el color del fondo, haga clic en el icono del cubo de pintura para ver la paleta de la que puede seleccionar su color de fondo.

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5. Cambiar el tamaño de algunas de las columnas. El tamaño predeterminado de algunas de las columnas probablemente será demasiado pequeño para mantener los datos que pondrá en ellos. Por ejemplo, las columnas "beneficiario" y "descripción" podrían contener nombres largos o notas largas. Además, la columna A, que no tiene datos y es solo un espaciador, debe ser muy estrecho.

Haga clic en el encabezado para columna A para seleccionar toda la columna. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas en la cinta "Inicio", haga clic en el botón "Formato". En el menú desplegable, haga clic en "Ancho de columna."Ingrese el número 2 y haga clic en" OK."Ahora la columna A es muy estrecha.

Ampliar la columna d, "beneficiario."Seleccione la columna D haciendo clic en el encabezado. Flueve el cursor sobre la frontera entre las columnas D y E. El cursor cambiará de la flecha al cursor de tamaño. El cursor de cambio de tamaño se ve como una cruz con flechas. Cuando vea el cambio de tamaño del cursor, haga clic con el botón izquierdo y arrastre el mouse hacia la derecha para que la columna sea tan ancha como quiera que sea.

Repita el mismo procedimiento para ampliar la columna E, "Descripción."

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6. Centro de las etiquetas de registro. Seleccione la primera primera fila al hacer clic con el botón izquierdo en el número 1 en el borde izquierdo de la página. En el lado superior izquierdo de la barra de herramientas en la cinta "Inicio", haga clic en el botón de formato "Centre". Esta acción centra todos los datos en las celdas seleccionadas. Notará que las etiquetas de las columnas ahora están centradas en sus celdas.

Parte 2 de 5:

Formateo de las celdas

1. Ingrese algunos datos de prueba. Para ver los cambios de formato que realice, ingrese cuatro filas de datos en las celdas. Comience con el saldo de apertura, y luego ingrese tres transacciones más.

En la celda B2, agregue una fecha para el saldo de apertura, por ejemplo, 9/27/15. En la celda D2, que es la columna "PAYEE", escriba "Balance de apertura."En la celda K2, que es el" saldo ", escriba la cantidad de dinero que tiene en su cuenta a partir de la fecha en que ingresó en la celda B2.
Añadir tres transacciones más. Intente tener una combinación de débitos (como verificaciones por escrito o retiros de cajeros automáticos) y créditos (como depósitos).
Observe el formato inconsistente de los números en las celdas. La columna de fecha puede formatearse para leer "9/27/2015" o "27-Sept)."Las columnas en las que ingresaste los montos en dólares pueden tener el número equivocado de puntos decimales. El formateo limpiará todo esto.

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2. Formatear las fechas. Haga que esta columna muestre las fechas de una manera consistente. Excel proporciona diferentes opciones para formatear la fecha. Seleccione el que prefiera.

Haga clic en el encabezado para la columna B, "FECHA."Esto selecciona toda la columna.

Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas.Aparecerá la ventana "Las celdas de formato" aparecerán.

Seleccione la pestaña "Número". Bajo "Categoría" Elija "Fecha."Seleccione el formato que desea la fecha y haga clic en" Aceptar "en la esquina inferior derecha de la ventana.

Si bien esta columna aún está resaltada, centre los datos en estas celdas haciendo clic en el icono "Centro" en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas en la cinta "Inicio".

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3. Formatee la columna "Artículo #". Los datos en esta columna deben ser centrados. Resalte toda la columna C haciendo clic en el encabezado para la columna. Haga clic en el icono "Centro". Observe los datos de prueba que ingresó en esta columna. Debe centrado en las celdas.

Verifique el formato para las columnas D y E, "PAYEE" y "DESCRIPCIÓN."De forma predeterminada, Excel Formats Celdas para que los datos estén alineados a la izquierda. Esto debería funcionar bien para estas columnas. Revise dos veces el tamaño de las columnas. Ahora que tiene algunos datos en estas celdas, ajuste el ancho de la columna para que las columnas sean más anchas o más estrechas si es necesario.

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4. Formatee la moneda en columnas F, H y K, "débito", "crédito" y "saldo adelante."La moneda debe tener 2 puntos decimales. Puedes elegir mostrar el signo de dólar si deseas. También puede hacer que sus débitos aparezcan en la fuente roja si lo desea.

Seleccione la columna f. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas.Aparecerá la ventana "Las celdas de formato" aparecerán. En la pestaña "Número", seleccione "Contabilidad. "Elegir" 2 "en la opción" Lugares decimales ". Seleccione el signo de dólar en la opción "Símbolo".

Repetir para columnas H y K.

Para que sus débitos aparezcan en rojo, haga clic en el encabezado para columna F para seleccionar la columna completa. Haga clic derecho en la columna y seleccione "Formato de celdas."Cuando aparezca la ventana" Células de formato ", seleccione la pestaña" Fuente ". En esta pestaña, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la opción "Color". De la paleta, haz clic en rojo.

Parte 3 de 5:

Creando fórmulas

1. Crea una fórmula para calcular un saldo en funcionamiento. Inserte una fórmula en la columna K que haga las matemáticas para calcular el saldo de funcionamiento. Tenga en cuenta que no necesitó una fórmula en la celda K2. Aquí es donde ingresaste tu saldo de apertura.

Haga clic en la celda K3. Ahora haga clic en la barra de fórmulas en la parte superior de la hoja de cálculo. Aquí es donde escribirá la fórmula que le dice a las celdas que realicen un cálculo. Escriba la fórmula = suma (K2-F3 + H3). Esto le dice a la hoja de cálculo que tome nuestro balance de apertura (celular K2) y reste un débito si existe (celular F3) y agregue un crédito si existe (Cell H3).
Supongamos que su saldo de apertura fue de $ 200, y su primera entrada fue un cheque que escribió por $ 35.00. Los $ 35.00 se registra como un débito en la celda F3. La fórmula que ingresó en la celda H3 toma el saldo de apertura y resta el débito, dejándole un saldo de $ 165.00.

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2. Copia la fórmula. Seleccione Cell K3. Haga clic derecho y seleccione "Copiar."Seleccionar celdas K4 y K5. Haga clic derecho y seleccione "Pegar."La fórmula ahora se copia en estas celdas. Debe ver que el balance de funcionamiento se ha calculado en la columna K para todas las filas de datos de prueba que ingresó.

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3. Cree una fórmula condicional para limpiar la columna de balance de carrera. Podrías copiar la fórmula anterior en celda K6. Pero como no ha ingresado ningún dato en esta fila, el saldo de funcionamiento de la celda K5 también aparecerá en la celda K6. Para limpiar esto, cree una fórmula condicional que deje la celda en blanco si no se han ingresado transacciones, pero se muestra un saldo si se han ingresado.

En la celda K6, ingrese la fórmula = si (isBlank (B6),"",Suma (k5-f6 + h6)). Esto le dice a Excel que si la celda B6, en la columna "Fecha", está en blanco, luego la celda H6 debe estar en blanco. Pero si la célula B6 no está en blanco, entonces se debe calcular el saldo.

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4. Extender la fórmula con Autofill. El AutoFill se llena automáticamente de fórmulas en celdas adyacentes para que no tenga que ingresar la fórmula "Balance" una y otra vez.

Encuentra el asa Autofill en la celda activa. Observe el pequeño cuadrado oscuro en la esquina inferior derecha de la celda activa. Pase el cursor sobre él y el cursor cambiará al cursor automático, que parece un signo más delgado.

Haga clic en la celda K6. Coloque sobre el asa Autofill y el cursor cambiará a la señal más delgada. Haga clic izquierdo y mantenga presionado el mango de Autofill. Arrastre el cursor hacia abajo a la celda K100 (columna K, Fila 100).

La fórmula ahora se ha copiado en todas las celdas en la columna K a fila 100. Los números de fila y columna en cada celda se han ajustado automáticamente, por lo que la fórmula calcula correctamente.

Parte 4 de 5:

Agregar categorías

1. Categorizar las transacciones. Cree categorías de transacciones para realizar un seguimiento de cómo gasta su dinero y los tipos de ingresos. Las categorías podrían estar relacionadas con los impuestos sobre la renta, como los impuestos a la propiedad o la entrega caritativa. También puede usar las categorías para crear gráficos para visualizar fácilmente la actividad financiera en su cuenta.

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2. Crear una pestaña "Categorías". Aquí es donde almacenará todas las categorías de ingresos y gastos potenciales para su registro de cheques. Cambie el nombre de una de las pestañas en su libro de trabajo "Categorías."Haga doble clic en el título actual de la pestaña para resaltar el nombre. El nombre actual será algo así como "Hoja2" o "Hoja3."Cuando se resalte el nombre de la hoja, puede escribir el nuevo nombre de la pestaña. Tipo "Categorías." .

En la celda B4, escriba la palabra "Categorías."Formatear la celda para tener una fuente audaz y cambiar la alineación al centro.

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3. Crear categorías de ingresos. En la celda B5, escriba "*** ingresos ***". Piense en todas las categorías de ingresos que tiene o puede utilizar en el futuro. En la celda B6 y continuando hacia abajo, ingrese todas sus categorías de ingresos.

La categoría de ingresos más comunes sería "salarios."Es posible que necesite varias categorías de salarios si tiene más de un trabajo.

Otras categorías de ingresos que quizás desee incluir depender de sus circunstancias financieras. Si usted es propietario de acciones, cree una categoría para "dividendos."Si recibe la manutención de los hijos, cree una categoría para eso. Otras categorías para agregar incluyen "Ingresos por intereses", "Regalos" y "Varios."

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4. Crear categorías de gastos. Deje una celda en blanco debajo de su última categoría de ingresos. Mueva una celda hacia abajo y escriba "*** Gastos ***". Ingrese todas las categorías de gastos bajo este encabezado de la sección.

Ser tan amplio o tan estrecho como desee con sus categorías de gastos. Las categorías de gastos podrían incluir "hipoteca", "alquiler", "Seguros", "Pago de automóviles", "Gas", "Electricidad", "Teléfono" y "Entretenimiento."

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5. Nombra el rango de células que contienen sus categorías. Seleccione Cell B5. Resalte de la celda B5 hasta todos sus ingresos y categorías de gastos. Encuentre el cuadro Nombre de la celda en la esquina superior izquierda de la ventana. Está a la izquierda de la caja de fórmulas. Decirá "B5", que es el nombre de la primera celda en el rango resaltado. Haga clic en el cuadro Nombre de la celda y escriba "Categorías."Esto nombra el rango de celdas para que pueda usarlo en su registro de cheques.

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6. Utilice los gastos y las categorías de ingresos en el registro de cheques. Vuelve a la pestaña donde creó el registro de cheques. Ahora agregará menús desplegables a la "categoría de gastos" y las columnas de "categoría de ingresos" que creó.

En la pestaña Comprobar Registro, seleccione Cell G2. Esta es la primera celda en la columna "Categoría de gastos".

En la barra de herramientas, seleccione la cinta "DATOS". Haga clic en el botón "Validación de datos". Seleccione "Validación de datos" en el menú desplegable. Esto abrirá la ventana "Validación de datos".

En la pestaña "Configuración" de la ventana "Validación de datos", busque el cuadro desplegable "Permitir". Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione "Lista."Bajo" Fuente "Entrar" = Categorías." Haga clic en Aceptar.

Ahora verás un poco de flecha junto a la celda G2. Haga clic en la flecha para ver la lista de categorías. Haga clic en la categoría apropiada para la transacción en esa fila.

Usando Autofill, copie la fórmula de la celda G2 hasta la celda G100.

Ir a la celda J2 para repetir el proceso en la columna "Categoría de ingresos".

Parte 5 de 5:

Protegiendo su registro de registro

1. Bloquee las celdas con fórmulas y proteja la hoja de trabajo. Proteger la hoja de cálculo significa que los datos en celdas bloqueadas no se pueden sobrescribir. De esta manera, no tiene que preocuparse por el saldo delantero calculado incorrectamente porque la fórmula se cambió accidentalmente. También puede crear una contraseña para proteger aún más su registro de cheques de otros usuarios. Solo asegúrate de que sea algo que sea fácil de recordar, o lo escribe en un lugar seguro, si olvida la contraseña, no podrá acceder a la hoja de trabajo.

Imagen titulada Crear un registro de cheques simple con Microsoft Excel Paso 22

2. Desbloquear celulas. De forma predeterminada, una vez que se protege una hoja de trabajo, todas las celdas se bloquean. Por lo tanto, debe comenzar, debe desbloquear las celdas en las que se ingresarán los datos incluso después de que la hoja de trabajo esté protegida.

Seleccione celdas B2 a través de J100. Esta es todas las células en todas las columnas del registro de cheques, excepto la última columna, K, que es la columna "Balance". Va a necesitar poder ingresar datos en estas celdas incluso después de que la hoja de trabajo esté protegida.

Haga clic derecho dentro del rango de celdas seleccionado. Seleccione "Celdas de formato."

En la ventana "Células de formato", seleccione la pestaña "Protección". Desmarque la casilla que dice "Bloqueado" y haga clic en Aceptar.

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3. Activar "Protección" para la hoja de trabajo. Una vez que se activa la "protección", esto significa que todas las células que permanecieron bloqueadas, incluidas las células en la columna K, "Equilibrio", no se pueden sobrescribir.

Ir a la cinta "Revisión" en la barra de herramientas. Haga clic en "Proteger Hoja.Aparecerá la ventana "La hoja de protección" aparecerá.

Si desea proteger con contraseña, agregue su hoja de trabajo, agregue aquí.Si no, deje este campo en blanco.

Haga clic en OK. Su registro de cheques no está protegido.

Imagen titulada Crear un registro de cheques simple con Microsoft Excel Paso 24

4. Desprotegre su hoja de trabajo para cambiar las celdas bloqueadas. Si decide cambiar fórmulas en celdas bloqueadas, puede revertir este proceso. Ir a la cinta "Revisión" en la barra de herramientas. Haga clic en "Hoja sin protección."La ventana" Hoja sin protección "aparecerá. Haga clic en OK.

Video.

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