Cómo presionar una llamada de conferencia (con imágenes)

Presidir una llamada de conferencia le da la oportunidad de demostrar su capacidad para administrar y dirigir a otros. Para dirigir una llamada con éxito, deberá saber cómo organizar la llamada, prepárese para su función, realice la llamada y el seguimiento de los asistentes después. Con la práctica, encontrará que muchos de los pasos involucrados en las llamadas de la conferencia son similares a los pasos que realizaría con reuniones cara a cara.

Pasos

Parte 1 de 4:

Organizando la llamada

1. Elige un conveniente software de conferencia. En estos días, usted tiene una variedad de programas webinarios para elegir. Seleccione algo fácil de usar que la mayoría de los asistentes a distancia han instalado. Asegúrese de que ha elegido el software con un componente de video si la llamada incluye diapositivas. Si el software instalado no es una opción realista, vaya con un servicio que todos puedan acceder libremente en línea.

Para acomodar a los asistentes sin requisitos de software, asegúrese de que la llamada tenga lugar en una habitación con un teléfono con altavoz. Esta opción de acceso telefónico también será una copia de seguridad útil si el software del seminario web falla.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 2

2. Enconecta a tus asistentes por un tiempo conveniente. Elige tres a cinco fechas potenciales y horarios del día. Envíe un correo electrónico a todos los participantes para medir su disponibilidad para cada posibilidad. Dígale a cualquiera que no pueda hacer cualquiera de las veces para informarle lo antes posible.

También puede utilizar encuestas de programación en línea como Doodle. Estas herramientas permiten a los asistentes elegir fechas y horarios con el clic de un mouse. Si elige esta opción, no olvide incluir el enlace en el correo electrónico.

Si todos los asistentes están en la misma zona horaria, evite la planificación de llamadas durante los descansos de almuerzo, inmediatamente al comienzo del día de trabajo, y o después de las horas de trabajo normales.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 3

Escribe una agenda. Incluir temas que deben ser discutidos. Cubrir cualquier pregunta o inquietud que anticipa de otros miembros. Centrarse en los problemas positivos primero. Luego, aborda los desafíos y ofrecen soluciones o ideas para superar los obstáculos.

Si planea asignar cualquier tarea a ciertos asistentes, discútala con ellos antes de enviar la agenda. Lo último que quieres hacer es atrapar a alguien por sorpresa o dar a un gerente o cliente información incorrecta.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 4

4. Email información preliminar a todos los asistentes. Incluya todo lo que necesitarán para iniciar sesión en la llamada, como el número de llamada y la contraseña. Adjunte un borrador de la agenda al correo electrónico. Pida que todos lean sobre él y le notifiquen si desean agregar algo o revisar el contenido existente.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 5

5. Nombrar un tomador de notas. Elija el asistente físico más responsable y atento para esta tarea. Asegúrate de incluir los nombres de todos los presentes. ¿Los resumirán los principales puntos discutidos, utilizando la agenda como un esquema?.

Si tienen una grabadora de audio digital o una función de grabación en su teléfono, pídales que lo usen si no se discutirá ningún material sensible.

No omita este paso si está utilizando la función de grabación en el software webinar. La tecnología puede fallar cuando menos lo esperas. Si eso sucede, tendrás minutos escritos como una copia de seguridad.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 6

6. Enviar un correo electrónico de recordatorio. Haga esto en el día de la llamada si es después del almuerzo o el día antes de una llamada programada por la mañana. Utilice esta oportunidad para enviar cualquier informe o documentos que sean necesarios en la llamada. Es su responsabilidad asegurarse de que todos estén en la misma página y que todos hayan completado sus responsabilidades antes de la llamada.

Si alguien más creó estos materiales, dale crédito (o evita que la culpa se caiga sobre usted) al reenviar su mensaje que contiene los documentos.

Parte 2 de 4:

Prepárate para presidir

1. Redacta tus notas o puntos de conversación. Los artículos de la carne ya están en la agenda para mantenerse perdiendo foco. No redactar una declaración preparada. Quédate a una lista de puntas clave con viñetas, cortos imperativos y oraciones incompletas. Esto evitará que usted suene mecánico. Algunos ejemplos incluyen:

Estado actual de las necesidades de contratación: Contabilidad ahora totalmente personal. Aún necesito nuevo gerente en marketing y nuevo asistente administrativo en publicidad. Límite de presupuesto = $ 100,000 en total para ambas aperturas.
Cambios de beneficios: Office de la cabeza que elimina 401k. Instituyendo nuevo plan 403b para nuevas contrataciones. Salud, dental, seguro de visión sin cambios por ahora pero aún bajo revisión.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 8

2. Hacer una lista de asistentes. Incluya dónde son y de la información personal general sobre ellos. Usa esta información a medida que se introducen a todos los unos a otros. También puede usar esta información para chatear mientras está esperando a los asistentes adicionales para unirse.

Haga una copia de esta lista para su tomador de notas. En lugar de tomarse el tiempo para escribir el nombre de todos, el tomador de notas puede simplemente marcar el nombre de cada persona a medida que llegan o inician sesión.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 9

3. Revisar cualquier información que estarás presentando. No esperes hasta el último minuto. Comience a revisar la información el día después de terminar sus notas y / o presentación. Intente cometer los puntos principales a la memoria para que pueda discutirlos sin una pausa para mirar su papel o pantalla. Cada segundo que ahorra puede ser utilizado para otros presentadores o para preguntas.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 10

4. Encueste la habitación al día o dos antes de la llamada. Asegúrese de que todo el equipo esté presente y funcionando correctamente. Busque oradores estratégicamente posicionados si está utilizando una habitación grande con anticipación de muchos asistentes. Si falta algo o funciona mal, notifique al departamento correspondiente lo antes posible.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 11

5. Configurar la llamada. Inicie sesión en la llamada de conferencia 10 minutos antes, si es posible. Algunas herramientas no le permitirán iniciar sesión hasta el tiempo programado. Otros no dejarán comunicarse a nadie hasta que un líder con una contraseña especial registra. Pruebe el puente una última vez para asegurarse de que esté funcionando sin problemas.

Si no sabe cómo usar el equipo, aprenda unos días con anticipación. Obtenga ayuda del departamento de TI de su empresa, si es necesario. No saber cómo operar el software o el hardware puede hacer que se vea poco profesional.

Parte 3 de 4:

Realizando la llamada

1. Permitir cinco minutos adicionales para los latecomers. Tener algunas notas a mano para iniciar una charla pequeña Al comienzo de la llamada. Introducir a todos los asistentes por sus nombres, títulos y roles que juegan. Si alguien llega o se une la llamada después del retraso de los cinco minutos, no interrumpa una discusión en progreso. Espere hasta después de que haya terminado un altavoz o un tema ha terminado para permitir que los latecomers se presenten.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 13

2. Revisión de la etiqueta de la reunión. Pedir a los asistentes a marcar para silenciar sus teléfonos para evitar el ruido de fondo. Solicite que eviten usar el botón de espera para evitar transmitir la música de su empresa. Dile a todos físicamente presentes para silenciar sus teléfonos celulares y mantenerlos alejados del teléfono de la reunión para evitar la interferencia. Asegúrese de que todos los asistentes hablen audiblemente y claramente para que todos puedan escucharlos.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 14

3. Apégate a la agenda. Mantener un ojo en el reloj para acomodar las necesidades de los asistentes y los presentadores.Cubrir primero los problemas más importantes en caso de que se quede sin tiempo. Si alguien hace una pregunta, no puedes responder o no esperaba, dígales que le responderá lo antes posible.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 15

4. Programe una llamada de seguimiento, si es necesario. No esperes hasta el final de la llamada para hacer esto. Hazlo bien antes de llegar a preguntas y respuestas (P & A) en la agenda. Pregúntele a todos la fecha y la hora más convenientes para la próxima llamada. Si la mayoría de los asistentes están indecisos, envíe una encuesta de programación después de la llamada.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 16

5. Permitir al menos 15 minutos para P & A. En una llamada de conferencia, es posible que tenga problemas para que todos puedan participar. Para evitar que esto suceda, no preguntes Si Cualquiera tiene alguna pregunta. Más bien, pregunte a personas específicas relevantes para el tema de la discusión una pregunta.

Por ejemplo, podría preguntar: "Bob, ¿ha obtenido toda la información que necesita para crear el texto del tema??"

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 17

6. Cerrar la llamada. Comienza a envolver hasta cinco minutos antes del tiempo de finalización programado. Si P & A todavía está en progreso, informe a todos los que tiene tiempo para una pregunta más. Agradezca a todos por su tiempo y les deseamos un buen día o una semana (fin).

Parte 4 de 4:

Tomando acción después de la llamada

1. Crear un resumen. Empezar a hacer esto inmediatamente después de la llamada. Pregúntele a su tomador de notas para una copia de los minutos. Asegúrese de incluir una lista de las responsabilidades de todos. Los minutos documentarán la conversación por escrito en caso de que haya discrepancias más adelante.

Pídale a un colega que revise el resumen antes de que lo envíe. Un segundo par de ojos puede atrapar errores que podría haber pasado por alto, sin importar cuántas veces hayas revisado el material.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 19

2. Enviar el resumen a todos los asistentes. Haga esto tan pronto como haya realizado alguna edición, su corrector de revisiones ha recomendado. Invite a todos los destinatarios a hacer comentarios o hacer preguntas que puedan haber deslizado sus mentes durante la llamada. Si prometió enviar una encuesta de programación para una llamada de seguimiento, incluir ese enlace con el resumen.

Imagen titulada Silla una llamada de conferencia Paso 20

3. Seguir a través de promesas y fechas límite. Tomar acción como se discute durante la llamada. Si prometió responder cualquier pregunta en una fecha posterior, haga un seguimiento dentro de no más de una semana. Conoce cualquier fecha límite que establezca. Asegúrese de que cualquier trabajo prometido se envíe a los destinatarios adecuados dentro de una cantidad de tiempo razonable.

Documentos de llamada de conferencia adicional

Carta de muestra solicitando llamada de conferencia

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Muestra de la Agenda de la Conferencia de la Conferencia

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EMPLEA DE CONFERENCIA Call Recordation Correo electrónico

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Consejos

A menos que use el software de videoconferencia, evite decir chistes. El humor a menudo se basa en su lenguaje corporal, que los asistentes no verán si está utilizando una opción de solo audio.